社会人向け教養サービス 『テンミニッツTV』 が、巷の様々な豆知識や真実を無料でお届けしているコラムコーナーです。
「わかりにくい資料」の特徴とは?
仕事に限らず何かをしようとするときには、説明・報告など情報共有しなければならない場面は多々あります。特に会議資料など、情報共有する場合もされる場合も、わかりやすさとわかりにくさといった視点から、その内容について考えさせられたことが少なからずあるのではないでしょうか?今回は、そんな、情報共有のための資料がテーマです。
では、わかりにくさとはドコにあるのでしょうか?
・投影スライドなのに、情報が詰め込みすぎ。しかもフォントが小さすぎて読めない。(公務員/男性28歳)
・専門的な用語や画数の多い漢字が多過ぎ。しかもムダなイラストやビジュアルを多用し、しかもスライド数が多い。煙に巻こうとしているのかマウントをとろうとしているのか、ポイントが大づかみできない過剰な構成。(教育/男性35歳)
・アニメーションなど、むだな演出が多過ぎで、内容が空疎。しかも、間違ったワーディングや誤字誤植も。(ゲーム/男性40歳)
・レイアウトは一見キレイでまとまっているんだけど、内容がないという...パワポなど、用意されたテンプレートに任せっきりで、自分で考えていない。(メーカー/女性32歳)
知人に取材したところ、こんなコメントをいただきました。
・誤った情報、誤字脱字が多い
・レイアウトがフラットでポイントがつかみにくい
・情報を詰め込みすぎて要領を得ていない
・専門用語や難しい言葉が多い
・ビジュアル素材やアニメーション演出などが過剰
問題は、内容と状況にみあった表現にあるようです。内容は個々の事案に属することですが、誰にどんな情報を届けようとしているのか、その明確さと簡潔さがポイントになります。わかりにくい資料とは、頭の中のイメージをそのまま表出した、独りよがりな資料ということができるのではないでしょうか。
表現については、視覚認知の研究成果を知っておくとよいでしょう。東洋経済ONLINEでも紹介されている、視覚認知のゲシュタルトの法則(Gestalt Principles of Visual Perception)です。
・近接:物理的に近くにあるものを同じグループに属するものとみなす
・類似:似た色、形状、サイズ、向きを持つものを同じグループとみなす
・囲み:一緒に囲まれているものを同じグループとみなす
・閉合:一部が欠けていても、頭の中にある全体の構造にあてはめて認識する
・連続性:明確に連続性がなくても、最も自然な形でそれを見出す
・接続:線などで物理的につなげられているものを同じグループの一部とみなす
図解やグラフなど資料の根幹をデザイン・レイアウトするときの指針となります。
また、スライド資料作成の場合は、以下のポイントをおさえるようにしましょう。
・スライド1頁にテーマを一つ →下位情報は、4~7に絞り込む
・情報に優先順位をつける →色や字体、大きさで強調
・難しい言葉/専門用語を要チェック、受け手の理解に合わせる
・色使いは3色ルール →紙色・地色+文字色+ポイント色の3色で構成
・字体はイメージに合わせてシンプルに2書体以下に
・会場の一番後ろの席からの視認性/可読性を確認
伝えたい内容と表現が独りよがりにならないように、情報を伝える対象者の理解を助けるための組み立てを意識するようにしましょう。
わかりにくい資料とは?
情報共有といえば、業務報告やプレゼンテーションなどで扱われる投影スライドや紙資料があります。わかりにくい報告やプレゼンテーションは、話し方もありますが、スライドや紙資料の作り方が大きく影響します。では、わかりにくさとはドコにあるのでしょうか?
・投影スライドなのに、情報が詰め込みすぎ。しかもフォントが小さすぎて読めない。(公務員/男性28歳)
・専門的な用語や画数の多い漢字が多過ぎ。しかもムダなイラストやビジュアルを多用し、しかもスライド数が多い。煙に巻こうとしているのかマウントをとろうとしているのか、ポイントが大づかみできない過剰な構成。(教育/男性35歳)
・アニメーションなど、むだな演出が多過ぎで、内容が空疎。しかも、間違ったワーディングや誤字誤植も。(ゲーム/男性40歳)
・レイアウトは一見キレイでまとまっているんだけど、内容がないという...パワポなど、用意されたテンプレートに任せっきりで、自分で考えていない。(メーカー/女性32歳)
知人に取材したところ、こんなコメントをいただきました。
わかりにくい資料の特徴は?
少し整理して、わかりにくい資料の特徴を探ってみると、・誤った情報、誤字脱字が多い
・レイアウトがフラットでポイントがつかみにくい
・情報を詰め込みすぎて要領を得ていない
・専門用語や難しい言葉が多い
・ビジュアル素材やアニメーション演出などが過剰
問題は、内容と状況にみあった表現にあるようです。内容は個々の事案に属することですが、誰にどんな情報を届けようとしているのか、その明確さと簡潔さがポイントになります。わかりにくい資料とは、頭の中のイメージをそのまま表出した、独りよがりな資料ということができるのではないでしょうか。
わかりやすい資料づくり
わかりやすい資料にするためには、共感性を高める工夫が必要です。表現については、視覚認知の研究成果を知っておくとよいでしょう。東洋経済ONLINEでも紹介されている、視覚認知のゲシュタルトの法則(Gestalt Principles of Visual Perception)です。
・近接:物理的に近くにあるものを同じグループに属するものとみなす
・類似:似た色、形状、サイズ、向きを持つものを同じグループとみなす
・囲み:一緒に囲まれているものを同じグループとみなす
・閉合:一部が欠けていても、頭の中にある全体の構造にあてはめて認識する
・連続性:明確に連続性がなくても、最も自然な形でそれを見出す
・接続:線などで物理的につなげられているものを同じグループの一部とみなす
図解やグラフなど資料の根幹をデザイン・レイアウトするときの指針となります。
また、スライド資料作成の場合は、以下のポイントをおさえるようにしましょう。
・スライド1頁にテーマを一つ →下位情報は、4~7に絞り込む
・情報に優先順位をつける →色や字体、大きさで強調
・難しい言葉/専門用語を要チェック、受け手の理解に合わせる
・色使いは3色ルール →紙色・地色+文字色+ポイント色の3色で構成
・字体はイメージに合わせてシンプルに2書体以下に
・会場の一番後ろの席からの視認性/可読性を確認
伝えたい内容と表現が独りよがりにならないように、情報を伝える対象者の理解を助けるための組み立てを意識するようにしましょう。
<参考サイト>
・東洋経済ONLINE:致命的に資料がわかりにくい人の6つの盲点
https://toyokeizai.net/articles/-/161569
・東洋経済ONLINE:パッとしない資料を作ってしまう人々の共通点
https://toyokeizai.net/articles/-/309204
・東洋経済ONLINE:致命的に資料がわかりにくい人の6つの盲点
https://toyokeizai.net/articles/-/161569
・東洋経済ONLINE:パッとしない資料を作ってしまう人々の共通点
https://toyokeizai.net/articles/-/309204
~最後までコラムを読んでくれた方へ~
より深い大人の教養が身に付く 『テンミニッツTV』 をオススメします。
明日すぐには使えないかもしれないけど、10年後も役に立つ“大人の教養”を 5,500本以上。
『テンミニッツTV』 で人気の教養講義をご紹介します。
おひとり様の世界が当たり前…我慢の経営が招いた悪循環
グローバル環境の変化と日本の課題(3)日本経済30年間の悪循環
「失われた30年」といわれている日本経済だが、実は2001年頃にわずかだが経済成長しており、悪循環から脱却するチャンスはあったのだ。ではなぜそうならなかったのか。日本経済衰退の要因とともに、非正規雇用の定着と出生率の...
収録日:2025/01/17
追加日:2025/03/18
「逆・タイムマシン経営論」は本質を見抜くための方法論
「逆・タイムマシン経営論」で磨く経営センス(1)人口問題の本質
過去の新聞や雑誌を読み返すと、本質が見えてくることがある。例えば、昨今、大問題となっている人口減少は、実は戦前から、ついこの間まで、日本にとっては悲願だった。しかし、一度、それが達成されると、一転して人口減で日...
収録日:2020/09/18
追加日:2020/11/05
野球の師・大谷選手の父から学んだ「3つの教え」とは
大谷翔平の育て方・育ち方(3)リトルリーグ時代の経験と父の教え
大谷翔平の育ち方を知るため、どんな師に出会い、何を学んだのかを見ていくことが大事である。年上の子どもたちの中で野球に励んだリトルリーグ時代、自分よりうまい子がたくさんいることを知り、素質だけでは勝てない世界で努...
収録日:2024/11/28
追加日:2025/03/17
修善寺の大患…反知性主義の時代に夏目漱石を読み直す意味
いま夏目漱石の前期三部作を読む(1)夏目漱石を読み直す意味
反知性主義が跋扈する現代社会。21世紀も四半世紀が過ぎ、知性で社会を理解しようとすればするほど葛藤が生まれるこの時代、日本人にとってはもう一度読み直すべき作家が夏目漱石ではないだろうか。実は1世紀以上前の明治の終...
収録日:2024/12/02
追加日:2025/03/02
国民医療費の膨張と現役世代の巨額の「負担」
緊急提言・社会保障改革(1)国民負担の軽減は実現するか
令和7年度予算をめぐる国会審議では、国民民主党が提起した「103万円の壁」問題と、日本維新の会が提起した「高校授業料無償化」に大きな注目が集まった。結果的に、少数野党となった自民党・公明党が維新の会と三党合意を結び...
収録日:2025/03/06
追加日:2025/03/15