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DATE/ 2015.11.21

電話1本で仕事が変わる!できる人の電話の話し方・使い方

 メールでのやりとりが増えた昨今、若い世代は電話をかけることを「面倒くさい」とさけがちらしい。時代の流れで手段が変化するのは当然だが、かといって明瞭簡潔なメールを書けるような文章力を備えた人が増えたかというとそうでもないのが気になるところ。

 一方的に意味不明なメールを送りつけられ、解読に時間と手間をかけてもやっぱりチンプンカンプンで「えーい電話の方が早い!」と電話をかけて確認したことのある方も多いのでは。

 そうでなくとも急いでいたり、相手の反応を直に感じながら交渉したい場合など、肝心なときにはやはり電話で話すのが手っ取り早く、確実だ。電話は相手の表情が見えない分、声のトーンや話し方で印象が決まるのはご存知の通り。電話というツールをいま一度見直して、以下のようなポイントを押さえながら仕事に生かしてみてはいかがだろう。

電話をかけるとき

1:答えを急いでいるときこそ冷静に話しかける

 ダイレクトな反応が欲しくて急いで電話をすることも多いものだが、そういうときは電話をかける側が焦りがち。電話をかける前にまず一呼吸置き、丁寧に、穏やかな気持ちで話すようにしよう。焦っている人の声には相手も身構えてしまう。返答を迫るような話し方は相手をムダに追い立ててしまい、お互いのためにならないはずだ。

2:交渉の電話をするときは世間話をするぐらいの余裕を

 駆け引きのようなものが必要な状況で電話をする際は、最初に「お忙しい中、すみません」と、まず相手を気遣う言葉を投げかけてみよう。いきなり本題に入らず「今お時間いただいても大丈夫ですか?」と相手の状態を確認するのも大切だ。考えて返事ができるメールと違い、電話はある意味突然かかってくるもの。相手に心の準備を整える時間を与えてあげたい。

 もし相手に余裕がありそうだったら、挨拶のあと「最近どうですか」など世間話を交わしお互いの気持ちをほぐしてから本題に入るのもいいだろう。

電話を受けるとき

 先に挙げたように電話をかける側が焦っていたり、気が張っているケースも多い。受ける側が明るく優しい声で電話を受け取ってくれると、相手の緊張がフッと解けて、落ち着いて話せるはず。時間に追われているときは「忙しいときに電話なんて」と思いがちだが、それほどの要件があってのことだと受け止めて対応すると、双方が心地よいコミュニケーションになるのではないだろうか。

 特に相手が取引先や目上の場合は、「お電話ありがとうございました」と締めくくることも大切だ。

 電話は、声のトーンや話し方次第で「伝える力が足りない」部分を補えるのがメリット。「相手と同じ時間を共有できる」という点を踏まえ電話を使えば、メールよりも効率的で、かつ余談や世間話などから思わぬ有益な情報を得ることもできる。要点や条件など重要案件は先にメールを送りつつ、電話でニュアンスを使えてフォロー、もしくは電話で話した内容を追ってメールするという、ダブル使いも有効だ。

 仕事は相手があってのもの。個人的な合理主義にとらわれず、双方がプラスになるような使い方でツールを役立てたい。

(10MTV編集部)

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